1. Objet
La bibliothèque de la CPI offre des services en libre accès, en ligne et à distance au personnel de la CPI (responsables élus, fonctionnaires, stagiaires, professionnels invités et prestataires de services) et sert également les conseils externes et les délégués de l’Assemblée des États parties (services de références sur place uniquement). Le présent document vise à préciser les procédures qui s’appliquent aux demandes de services reçues de personnes ne relevant pas des catégories susmentionnées.
2. Champ d'application
Les présentes procédures s’appliquent aux personnes qui souhaitent fréquenter la bibliothèque de la CPI et ne sont pas détentrices d’un badge de la CPI en cours de validité (visiteurs extérieurs), en particulier :
- Les anciens membres du personnel ou anciens responsables élus ;
- Les anciens stagiaires et les anciens professionnels invités ;
- Les membres du personnel d’autres tribunaux internationaux ou organisations internationales ;
- Les visiteurs de la CPI ;
- Les médias accrédités ;
- Les membres du public.
3. Procédures
3.1 Principes généraux
La bibliothèque de la CPI n’est accessible aux visiteurs extérieurs que dans des cas exceptionnels. Les personnes souhaitant utiliser la bibliothèque doivent démontrer qu’elles en ont besoin pour effectuer des recherches bien spécifiques et que la collection de la bibliothèque peut être utile à leur projet de recherche. Nous encourageons ces personnes à n’utiliser la bibliothèque qu’en dernier recours, après avoir consulté d’autres bibliothèques utiles leur proposant des documents de caractère plus générique. Les documents qui composent la collection de la bibliothèque de la CPI conviennent mieux aux recherches de troisième cycle dans le domaine de la justice pénale internationale.
La bibliothèque de la CPI se réserve le droit de refuser ou d’annuler l’accès à ses services à toute personne dont elle estime qu’elle ne tirera aucun bénéfice de sa collection ou dont la visite perturbera le travail des utilisateurs habituels.
Les visiteurs de la bibliothèque de la CPI n’ont accès qu’aux locaux de la bibliothèque (salles B.00.39 et B.00.37) et doivent respecter les heures d’ouverture officielles (10 heures - 12 h 30 et 14 h 30 - 16 h 30). S’ils souhaitent rencontrer un membre du personnel de la CPI ou se rendre dans d’autres parties du bâtiment, ils doivent avoir pris les dispositions préalables nécessaires et avoir été annoncés dans le système de gestion des visites de la CPI. Le personnel de la bibliothèque n’est pas en mesure de proposer des visites du bâtiment ou d’organiser des rencontres avec des fonctionnaires ou des responsables élus de la Cour.
3.2 Demandes d'accès
Les demandes d’accès à la bibliothèque de la CPI doivent être envoyées à l’adresse [email protected] au moins cinq jours ouvrables avant la date prévue de la visite, et préciser :
- Le nom et les coordonnées complets de la ou des personnes demandant l’accès ;
- La date prévue de la visite ;
- L’affiliation à toute institution de recherche ou organisation ;
- Le thème ou le projet de recherche ;
- Les sources ou les domaines d’intérêt particuliers.
Les membres du personnel d’autres organisations internationales, en particulier d’autres cours et tribunaux internationaux, ne sont pas tenus de fournir les renseignements visés aux points 4 et 5 ci-dessus.
3.3 Approbation des demandes d'accès
Le fonctionnaire chargé de la gestion des archives, de la bibliothèque et du patrimoine documentaire, ou le bibliothécaire adjoint, examine les demandes. Il les approuve ou les rejette par écrit.
3.4 Organisation de l'accès à la bibliothèque
Lorsqu’une demande a été approuvée, le fonctionnaire de service annonce l’intéressé dans le système de gestion des visites de la CPI. Le jour venu, il accueille et raccompagne le visiteur à la réception, si nécessaire. Quiconque a déjà été annoncé comme visiteur par un membre du personnel de la Cour pour la même date doit être raccompagné jusqu’à l’espace public et annoncé de nouveau en tant que visiteur de la bibliothèque dans le système de gestion des visites de la CPI pour pouvoir se rendre à la bibliothèque ou en utiliser les services sans être accompagné.
1. Services offerts aux personnes non détentrices d'un badge
Les visiteurs de la bibliothèque peuvent avoir recours aux services suivants :
- Consultation de la collection imprimée : les visiteurs n’ayant pas le droit de faire circuler des ouvrages, ils ne peuvent emprunter aucun document, ni demander que des documents déjà prêtés soient rappelés à la bibliothèque pour les consulter ;
- Photocopie : si nécessaire, et conformément aux principes de l’usage raisonnable[1], les visiteurs sont encouragés à utiliser les services de numérisation plutôt que de photocopie. Ces services de numérisation sont en libre-service et gratuits ;
- Assistance en matière de recherches : compte tenu de la nécessité d’assurer en permanence la qualité des services requis, les demandes émanant des membres du personnel de la CPI demeurent à tout moment prioritaires. Le personnel de la bibliothèque peut dispenser des conseils sur les ressources disponibles et l’emplacement des documents. En raison de contraintes de temps, la bibliothèque n’assurera aucune assistance requérant l’intervention de son personnel pendant plus d’une heure, par exemple pour répondre à une demande de références complexe, pour localiser des citations ou créer des bibliographies ;
- Utilisation des postes de travail publics : les visiteurs sont encouragés à utiliser les postes de travail publics de la bibliothèque plutôt que leurs propres appareils électroniques. Il est formellement interdit d’utiliser des médias externes (clés USB par exemple) sur les postes de travail publics de la bibliothèque ;
- Libre accès aux ressources électroniques : des bases de données sur abonnement, des revues spécialisées en ligne et des livres électroniques sont disponibles en libre accès.
[1] L’usage raisonnable se définit comme, au maximum, 10 % d’une publication, un chapitre par ouvrage ou un article par numéro de revue.