Common Rules and Conditions governing the Internship and Visiting Professional Programme at the International Criminal Court

Applicants are reminded that these Common Rules and Conditions constitute a common basis for all Interns and Visiting Professionals taking up placements at the Court.  These rules and conditions may be supplemented by specific requirements of the Organs of the Court offering placements as necessary. Successful applicants will be notified of the complete rules and conditions applicable for the Organ to which they are attached upon commencement.

1. Status of Interns and Visiting Professionals

Interns and Visiting Professionals are not considered in any respect as officials or staff members of the International Criminal Court.  They do not have any supervisory responsibility nor represent the Court in any official capacity.

2. Fundamental duties of Interns and Visiting Professionals 

Interns and Visiting Professionals are bound by the same duties and obligations as staff members.  They shall observe all applicable rules, regulations, instructions, procedures and directives of the Court in addition to these Rules and Conditions; refrain from any conduct that would adversely reflect on the Court and abstain from engaging in any activity incompatible with the aims, objectives and interests of the Court.  Furthermore, they shall respect the impartiality and independence required of the Court and therefore the obligation not to seek or accept instructions regarding the services performed from any Government or from any authority external to the Court.  
All Interns and Visiting Professionals are required to sign a confidentiality undertaking and as such are obliged to keep confidential any and all unpublished information made known to him or her by the Court or any personnel therein during the course of their placement.  Except with the explicit authorisation of the President, Chief Prosecutor or Registrar, as appropriate, Interns and Visiting Professionals shall not publish any reports or papers on the basis of information obtained during their participation in the Programme, either during or after the completion of the placement.
There should be no expectancy of employment at the Court during or subsequent to the completion of the placement.  

3. Conflicts of interest

Visiting Professionals may participate in the Visiting Professional Programme while on paid or unpaid leave or while otherwise affiliated with external entities during the course of their placement.  During the course of the placement, all duties and obligations of Visiting Professionals owed to the Court, however temporary and whether expressed or implied, shall take precedence over duties owed to external entities, including professional associations.  Visiting Professionals shall report any potential or perceived conflict of interest arising during the course of the placement to their direct supervisor.  The Court shall have sole discretion to solve any such conflict of interest as it deems appropriate, including termination of a placement in accordance with Rule 15.

4. Visas and identity cards 

The Travel Unit of the Registry of the Court assists applicants who are selected for participation in the Programme with the visa application procedure.  Normally, non-EU citizens require a letter of invitation from the Court for the Dutch consulate in their country of residence, in which reference is made to the period of time for which the visa applicant will join the Court as an Intern or Visiting Professional and that proof of emergency health insurance is provided (if applicable).  Upon arrival in The Netherlands, Interns and Visiting Professionals of non Dutch nationality will be required, with the assistance of the Protocol Unit of the Court, to apply for an identity card. 

5. Family members 

Interns and Visiting Professionals are reminded that they are subject to Dutch immigration laws and thus may not be entitled to bring family members to reside in The Netherlands.

6. Employment in the Netherlands

Interns and Visiting Professionals are not entitled to seek gainful employment in The Netherlands while they are participating in the Internship and Visiting Professional Programme.

7. Duration 

Interns are expected to be available to work full time for a period of between three and six months; Visiting Professionals for between one and three months.  In both cases the duration of the placement is agreed before the placement is commenced.  An extension of the placement may be granted up to the maximum allowable period for an Internship and Visiting Professional placement respectively only if the hosting section makes a request for the continued services of the Intern/Visiting Professional to the appropriate Internship and Visiting Professional Selection Committee. 

Internship placements shall not be extended beyond six months.

Visiting Professional positions shall not ordinarily be extended beyond three months unless there are considerable benefits to all parties and full agreement of the Visiting Professional's employer.

8. Accommodation

The ICC assumes no responsibility for finding accommodation for interns.

9. Duties of receiving Sections and Units

Divisions, Sections and Units receiving Interns and Visiting Professionals shall ensure that the work experience provided is rewarding and enriching.  They shall seek to ensure that assignments are related to his or her academic background, experience and expertise and appropriate in terms of complexity and variety.

10. Work schedule

In general, Interns and Visiting Professionals are expected to work regular office hours.  However there may be occasions when longer hours are requested in order to meet deadlines.  If an Intern or Visiting Professionals is required to work a significant number of extra hours or to work on weekends, arrangements should be made by the supervisor to provide compensatory time off.

11. Official holidays

 The official holidays of the Court apply to Interns and Visiting Professionals as they do to regular staff members of the Court.

12. Authorised leave and sick leave

Interns and Visiting Professionals are eligible for two and half days of leave per month which must be taken during the period of their placement only with the prior authorisation of his or her supervisor.  Leave cannot be accumulated and taken at the end of the placement.  Interns and Visiting Professionals must be at the work place on the last day of their placement.  Any days of leave outstanding at the end of the placement will be considered to have been forfeited by the Intern or Visiting Professional.

Interns and Visiting Professionals accrue half a day of uncertified sick leave per month of placement.  Uncertified sick leave exceeding this entitlement will be deducted from the leave balance.

Interns and Visiting Professionals must give written notice to their supervisors should illness or other unforeseen circumstances prevent them from coming to work or completing their placement.

13. Accidents and/or illness 

The Court does not accept any responsibility for costs arising from accidents and/or illness incurred during the Intern's or Visiting Professional's placement.

14. Separation 

Interns and Visiting Professionals are required to provide their receiving Section or Unit with a copy of all materials prepared during their internship.  Interns and Visiting Professionals are to comply with all required departure procedures at the end of their placement; unless they have the right of residency in The Netherlands, they are obliged to leave the country within fourteen days of completing their placement.  

The Court reserves the right to terminate an Intern's and Visiting Professional's placement at any stage in the case of inappropriate or unprofessional conduct, or serious failure to
perform tasks assigned.

15. Certificate

Upon completion of the Intern's or Visiting Professional's placement, a certificate will be issued, confirming the duration of the placement and the name of the division, section or unit to which the Intern or Visiting Professional was attached. 

16. Submission of application

Applications should be submitted in accordance with the deadlines of the selection campaigns/calls for application for each of the Organs of the Court as published on the website. Incomplete applications may not be considered.

Règles et conditions générales régissant les programmes de stages et de recrutement de professionnels invités à la Cour pénale internationale

Il est rappelé aux postulants que ces règles et conditions générales concernent tous les stagiaires et professionnels invités qui participent aux programmes de la Cour. Elles peuvent être complétées, le cas échéant, par les conditions spécifiques posées par les organes qui proposent les postes. Les candidats retenus seront informés de l'ensemble des règles et conditions applicables au sein de l'organe pour lequel ils travailleront pendant leur séjour à la Cour.

1. Statut des stagiaires et des professionnels invités

Les stagiaires et les professionnels invités ne sont en aucun cas considérés comme des membres ou fonctionnaires de la Cour pénale internationale. Ils n'exercent aucune fonction d'encadrement et ne peuvent représenter la Cour à titre officiel.

2. Devoirs fondamentaux des stagiaires et des professionnels invités

Les stagiaires et les professionnels invités ont les mêmes devoirs et obligations que les fonctionnaires de la Cour. Ils sont tenus d'observer l'ensemble des règles, règlements, instructions, procédures et directives en vigueur au sein de la Cour, ainsi que les présentes règles et conditions. Ils doivent s'abstenir de tout comportement susceptible de causer du tort à l'institution et de toute activité incompatible avec les objectifs et les intérêts de la Cour. En outre, ils sont tenus de respecter l'impartialité et l'indépendance auxquelles la Cour est tenue et, partant, de ne rechercher ni d'accepter aucune instruction émanant d'un gouvernement et d'une autorité extérieure à l'organisation.

Tous les stagiaires et les professionnels invités doivent signer un engagement de confidentialité et sont, à ce titre, tenus de respecter la confidentialité de toute information non publique qui leur est communiquée par la Cour ou par tout employé de celle-ci pendant leur séjour à la Cour. Sauf autorisation expresse du Président, du Procureur ou du Greffier, les stagiaires et les professionnels invités ne publient, ni pendant ni après leur séjour à la Cour, aucun rapport ou article préparé sur la base d'informations obtenues dans le cadre du programme.

Ils ne doivent pas compter sur une embauche pendant leur séjour à la Cour ou à l'issue de celui‑ci.

3. Conflits d'intérêts

Les professionnels invités peuvent participer au programme du même nom lorsqu'ils sont en congé avec ou sans solde ou lorsqu'ils sont détachés à cette fin par des entités externes. Pendant leur séjour à la Cour, leurs devoirs et obligations (même temporaires, et qu'ils soient explicites ou implicites) vis-à-vis de la Cour prévalent sur leurs devoirs vis-à-vis d'entités externes, y compris des associations professionnelles. Les professionnels invités signalent à leur superviseur direct tout conflit d'intérêts potentiel ou toute apparence de conflit d'intérêts surgissant dans le cadre de leur séjour à la Cour. Cette dernière décide en dernier ressort des mesures à prendre pour résoudre pareil conflit d'intérêts comme elle le juge approprié, y compris en mettant fin au séjour de la personne concernée en application de la règle 15 ci‑dessous.

4. Visas et cartes de légitimation

L'Unité des voyages du Greffe de la Cour aide les candidats sélectionnés tout au long de la procédure de demande de visa.  En principe, pour les citoyens qui ne sont pas ressortissants de l'Union européenne, la Cour fournit une lettre d'invitation destinée au consulat néerlandais dans leur pays de résidence, lettre dans laquelle est précisée la durée de leur séjour à la Cour en qualité de stagiaire ou de professionnel invité et qui est assortie d'un justificatif de souscription à une assurance maladie en cas d'urgence (le cas échéant). À leur arrivée aux Pays‑Bas, les stagiaires et les professionnels invités ne possédant pas la nationalité néerlandaise devront demander une carte de légitimation, avec l'assistance des services de l'Unité des voyages.

5. Membres de la famille

Il est rappelé aux stagiaires et aux professionnels invités qu'ils sont soumis aux lois sur l'immigration en vigueur aux Pays-Bas et n'ont dès lors peut-être pas le droit de faire venir des membres de leur famille afin qu'ils résident aux Pays-Bas.

6. Emploi aux Pays‑Bas

Les stagiaires et les  professionnels invités ne sont pas autorisés à rechercher un emploi rémunéré aux Pays‑Bas tant qu'ils participent au programme de stages et de recrutement de professionnels invités.

7. Durée

Les stagiaires doivent être disposés à travailler à plein temps pour une durée de trois à six mois. Pour les professionnels invités, la durée de participation au programme est comprise entre un et trois mois. Dans les deux cas, la durée du séjour est déterminée avant qu'il commence. Une prolongation du séjour peut être accordée pour une durée allant jusqu'à la période maximum respectivement autorisée pour un stage et un séjour en tant que professionnel invité, à condition que la section d'accueil demande au comité de sélection approprié une prolongation des services du stagiaire/professionnel invité.

La durée du stage ne peut pas dépasser six mois.

Le séjour d'un professionnel invité ne peut normalement pas être prolongé au-delà de trois mois, à moins que toutes les parties en retirent des intérêts substantiels et qu'un accord total soit trouvé avec l'employeur du professionnel invité.

8. Logement

La CPI n'a en aucun cas la responsabilité d'aider les stagiaires à trouver un logement.

9. Devoirs des sections et unités d'accueil

Les directions, sections et unités qui accueillent des stagiaires et des professionnels invités veillent à fournir à ces derniers une expérience professionnelle productive et enrichissante. Elles s'assurent que les tâches qu'elles leur confient correspondent à leur formation universitaire, leur expérience et leur savoir‑faire, notamment du point de vue de la complexité et de la variété des travaux confiés.

10. Horaires de travail

Les stagiaires et les professionnels invités doivent généralement travailler pendant les heures normales de bureau. Toutefois, ils peuvent être appelés à travailler plus tard afin de respecter les délais. S'ils sont amenés à effectuer un grand nombre d'heures supplémentaires ou à travailler le week‑end, le superviseur doit prendre des dispositions pour leur accorder des congés de compensation.

11. Jours fériés officiels

Les jours fériés officiels de la Cour, dont bénéficient les fonctionnaires permanents, s'appliquent également aux stagiaires et aux professionnels invités.

12. Congés annuels et congés maladie

Les stagiaires et les professionnels invités ont droit à deux jours et demi de congé par mois, qui doivent être pris au cours de leur séjour et avec l'autorisation préalable de leur superviseur. Les jours de congé ne peuvent pas être accumulés et pris en une seule fois à la fin du séjour. Les stagiaires et les professionnels invités doivent être présents sur leur lieu de travail le dernier jour de leur séjour. Tous les jours de congés annuels non utilisés au cours de cette période seront considérés comme perdus.

Pour chaque mois du séjour, les stagiaires et les professionnels invités ont droit à une demi‑journée de congé maladie sans certificat médical. Les congés maladie non certifiés qui dépassent cette durée seront déduits des congés annuels.

Les stagiaires et les professionnels invités doivent informer leur superviseur par écrit si une maladie ou toute autre circonstance imprévue les empêche de venir travailler ou de mener leur séjour à son terme.

13. Accidents et/ou maladie

La Cour n'assume pas la responsabilité des dépenses issues de tout accident et/ou maladie survenant lors du séjour du stagiaire ou du professionnel invité.

14. Cessation de service

Les stagiaires et les professionnels invités sont tenus de fournir à leur section ou unité une copie de tous les documents qu'ils ont rédigés pendant leur séjour à la Cour. Ils doivent respecter toutes les procédures de départ requises à l'issue de leur séjour et, à moins de disposer du droit de résidence aux Pays‑Bas, ils doivent quitter le pays dans un délai de quatorze jours à compter de la fin de leur séjour à la Cour.

La Cour se réserve le droit de mettre fin à tout moment au séjour de tout stagiaire ou professionnel invité qui se comporte de façon inappropriée ou non professionnelle, ou s'il n'accomplit pas les tâches qui lui sont assignées.

15. Attestation

À l'issue de leur séjour, les stagiaires et les professionnels invités reçoivent une attestation indiquant la durée de leur affectation et le nom de la direction, section ou unité pour laquelle ils ont travaillé.

16. Envoi des candidatures

Les dossiers doivent être envoyés avant les dates limites de dépôt des candidatures spécifiées par chaque organe de la Cour pour ses campagnes de recrutement ou ses appels spéciaux à candidatures, telles que ces dates sont publiées sur le site Internet. Les demandes incomplètes peuvent ne pas être examinées.